Artykuły eksperckie

TL;DR: Regulamin programu partnerskiego B2B to umowa z Twoim zewnętrznym partnerem. Kluczowe jest tutaj precyzyjne zdefiniowanie modelu współpracy i zasad naliczania prowizji, określenie warunków jej wypłaty (wymóg faktury VAT, minimalne progi) oraz ustalenie jasnych zasad promocji. Należy szczegółowo opisać metody śledzenia poleceń (linki, kody) i zdefiniować, kiedy prowizja nie przysługuje. Pamiętaj o zapisach chroniących przedsiębiorców na prawach konsumenta (JDG) i o zgodności z RODO. Skuteczny program partnerski opiera się na zaufaniu i jasnych zasadach. Regulamin musi definiować obowiązki obu stron, tak aby współpraca była korzystna i etyczna.

Dlaczego Twój program partnerski B2B potrzebuje precyzyjnego regulaminu?

Program partnerski to potężne narzędzie skalowania biznesu B2B, ale bez solidnych fundamentów prawnych może stać się źródłem nieporozumień i ryzyka. Regulamin programu partnerskiego to umowa cywilnoprawna, która formalizuje relację biznesową między Tobą (Organizatorem) a Twoimi Partnerami. Jego celem jest ochrona obu stron: zabezpiecza Twoją firmę przed nieetycznymi metodami promocji godzącymi w wizerunek marki, a Partnerowi daje gwarancję otrzymania wynagrodzenia za realne efekty jego pracy.

W odróżnieniu od programu lojalnościowego, który nagradza istniejących klientów za ich własne zakupy, program partnerski wynagradza zewnętrzny podmiot za skuteczne polecenie i przyprowadzenie nowego klienta. Partner staje się więc Twoim ambasadorem i swoistym przedłużeniem Twojego działu marketingu i sprzedaży. Ta musi znaleźć odzwierciedlenie w każdym zapisie regulaminu.

Dobry regulamin programu partnerskiego B2B nie pozostawia miejsca na domysły. Jego struktura musi być logiczna i wyczerpująca.

Sprawdź również: Nowoczesny prospecting B2B w świetle Prawa Komunikacji Elektronicznej

Słownik pojęć w regulaminie programu partnerskiego

Zacznij od definicji. To praktyka, która eliminuje 90% potencjalnych niejasności. Jasno określ, kim jest Organizator, Partner (zazwyczaj wyłącznie przedsiębiorca mogący wystawić fakturę VAT), Polecony Klient, czym jest Prowizja, Link Polecający, Kod Rabatowy czy Panel Partnera.

Zasady naliczania prowizji w regulaminie programu partnerskiego

To najważniejsza sekcja dla każdego Partnera. Musi być absolutnie precyzyjna.

• Model prowizji: Określ, czy jest to stała kwota za klienta (np. 100 zł netto), czy procent od wartości pierwszej (lub każdej kolejnej) opłaconej faktury. Niektórzy organizatorzy różnicują stawki, oferując wyższą prowizję Partnerom, którzy sami są ich płacącymi klientami.
• Moment naliczenia prowizji: Sprecyzuj, czy prowizja jest naliczana dopiero po tym, jak Polecony Klient faktycznie opłaci usługę. To standard rynkowy chroniący przed nadużyciami.
• Wyłączenia: Wylistuj sytuacje, w których prowizja nie przysługuje. Typowe przypadki to: polecenie samego siebie, polecenie klienta, który już jest w Twojej bazie, czy sytuacja, gdy ten sam klient został wcześniej polecony przez innego Partnera (decyduje zasada ,,kto pierwszy, ten lepszy”).

Wypłata wynagrodzenia Partnerowi

Partner musi wiedzieć, jak i kiedy otrzyma swoje wynagrodzenie.

• Faktura VAT: Podkreśl, że podstawą wypłaty jest poprawnie wystawiona przez Partnera faktura VAT. To kluczowy element odróżniający współpracę B2B od innych form.
• Minimalny próg wypłaty: Aby uniknąć obsługi mikropłatności, ustal próg minimalny, np. 50 zł lub 100 zł netto. Mniejsze kwoty przechodzą na kolejny okres rozliczeniowy.
• Termin płatności: Określ standardowy termin płatności faktury, np. 14 lub 30 dni od jej otrzymania.

Sprawdź również: Obsługa prawna dla działów sprzedaży i marketingu w firmach B2B

Czego tak naprawdę wymagasz od Partnera?

Określ dozwolone i zabronione metody promocji. Partner musi promować Twoje usługi rzetelnie i zgodnie z prawem. Warto dodać klauzulę, zakazującą promocji na stronach z kodami rabatowymi czy poprzez spam. Coraz częściej spotyka się też wymóg minimalnej efektywności, np. pozyskania określonej liczby klientów w ciągu roku, aby utrzymać status aktywnego Partnera.

Do czego zobowiązujesz się jako Organizator?

Twoim głównym obowiązkiem jest zapewnienie niezawodnych narzędzi do śledzenia poleceń oraz dostarczenie materiałów promocyjnych (logo, banery). Kluczowa jest transparentność – Partner musi mieć dostęp do Panelu Partnera, gdzie w czasie rzeczywistym widzi statystyki poleceń i naliczoną prowizję. Oczywiście, fundamentalnym obowiązkiem jest terminowa wypłata należnego wynagrodzenia.

RODO i ochrona przedsiębiorców na prawach konsumenta

W typowym modelu to Ty, Organizator, jesteś administratorem danych osobowych Partnera (jego danych firmowych, jeśli to JDG). Z kolei Partner, promując Twoje usługi, działa jako niezależny administrator danych, które sam pozyskuje. W regulaminie musisz zawrzeć klauzulę informacyjną RODO, wyjaśniającą Partnerowi, jakie jego dane przetwarzasz i w jakim celu.

Pamiętaj o szczególnych uprawnieniach dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, dla których umowa nie ma charakteru zawodowego. Należy w tym celu stworzyć osobny paragraf, który przyznaje im m.in. 14-dniowe prawo do odstąpienia od umowy czy ogranicza Twoją możliwość jednostronnej zmiany regulaminu tylko do jasno określonych, ważnych przyczyn. Taki zapis świadczy o najwyższym profesjonalizmie i poszanowaniu prawa.

Sprawdź również: Doradztwo prawne w zakresie prawa ochrony danych osobowych

Zmiany w programie i zakończenie programu – jak to zrobić bezpiecznie?

Musisz zachować elastyczność, ale zmiany nie mogą naruszać praw nabytych.

• Zmiana regulaminu programu partnerskiego: Zastrzeż sobie prawo do zmiany regulaminu, ale z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, dając Partnerowi czas na akceptację nowych warunków lub bezkosztowe rozwiązanie umowy.
• Zakończenie programu partnerskiego: Jeśli zdecydujesz się zamknąć program partnerski, poinformuj o tym Partnerów z odpowiednim wyprzedzeniem (np. 30 dni) i zagwarantuj w regulaminie, że wszystkie prowizje naliczone do dnia zakończenia programu zostaną w pełni rozliczone i wypłacone.

Tworząc regulamin programu partnerskiego B2B skup się na budowaniu długofalowej, opartej na zaufaniu sieci ambasadorów Twojej marki. To dokument, który ma zachęcać najlepszych Partnerów do współpracy, a nie ich odstraszać.

Sprawdź również: Program motywacyjny dla zarządu i kadry managerskiej. Jak możemy Ci pomóc?

Regulamin programu partnerskiego B2B – Kancelaria After Legal

Stworzenie dokumentu, który precyzyjnie równoważy interesy obu stron, wymaga nie tylko dogłębnego zrozumienia modelu biznesowego, ale przede wszystkim wiedzy i doświadczenia prawnego. To fundament, na którym opiera się całe przedsięwzięcie. Dlatego jeśli planujesz uruchomienie własnego programu partnerskiego i chcesz od samego początku budować go na solidnych, bezpiecznych zasadach, zapraszamy do kontaktu z naszą Kancelarią After Legal. Z przyjemnością pomożemy Ci przeanalizować Twój model afiliacyjny i przygotować profesjonalny, „szyty na miarę” regulamin programu partnerskiego, który skutecznie ochroni Twoje interesy i stanie się magnesem dla wartościowych Partnerów.