Łukasz Kulicki
RADCA PRAWNY
Radca prawny w Kancelarii After Legal specjalizującej się w obsłudze prawnej firm z sektora IT, nowych technologii i branży internetowej, a także podmiotów przechodzących transformację cyfrową. Specjalizuje się w negocjowaniu umów IT, w szczególności umów wdrożeniowych, umów na usługi IT (w tym chmurowych) i umów body leasingowych. Zajmuje się także doradztwem prawnym z zakresu ochrony danych osobowych (RODO), prawa e-commerce i własności intelektualnej.
Opublikowano:
TL;DR: Skuteczny plan działania dla compliance managera wykracza dzisiaj daleko poza odhaczanie kolejnych checklist. To strategiczny proces, zakorzeniony w precyzyjnej ocenie ryzyka i skomplikowanym otoczeniu prawnym, który chroni firmę przed wielomilionowymi karami i buduje jej realną wartość. Kluczem jest zabezpieczenie mandatu od zarządu, wdrożenie dynamicznego Systemu Zarządzania Zgodnością Prawną zgodnego z normą ISO 37301 oraz wykorzystanie technologii do ciągłego monitorowania i doskonalenia.
Z czym mierzy się dzisiaj Compliance Manager?
Wielu menedżerów postrzega compliance jako statyczny zestaw reguł i zadań, które wystarczy wdrożyć raz i o nich zapomnieć. To kosztowny błąd, którego finansowe konsekwencje stają się coraz bardziej dotkliwe. Iluzoryczna, ,,papierowa” zgodność prawna nie stanowi aktualnie żadnej tarczy ochronnej podczas kontroli.
Prawdziwa wartość compliance leży dzisiaj w proaktywnym zarządzaniu ryzykiem – w stworzeniu żywego organizmu, który identyfikuje zagrożenia, zanim te zmaterializują się w postaci strat finansowych i wizerunkowych.
Każdy ruch compliance managera musi opierać się na solidnym fundamencie prawnym i metodycznym. Porusza się on w gęstej siatce regulacji, gdzie Kodeks spółek handlowych i Kodeks karny skarbowy tworzą jedynie punkt wyjścia. Twoja strategia musi uwzględniać specyfikę ustaw sektorowych, takich jak przepisy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (AML) czy dyrektywę o ochronie sygnalistów.
Globalnym złotym standardem, który porządkuje te wymagania w spójny system, jest norma ISO 37301. Traktuj ją nie jako kolejny obowiązek, ale jako sprawdzoną mapę drogową do zbudowania skutecznego i uznawanego na całym świecie Systemu Zarządzania Zgodnością.
Sprawdź również: Dyrektywa NIS 2 a RODO – jak pogodzić wymogi cyberbezpieczeństwa z ochroną danych osobowych w świetle nowych regulacji prawnych?
Jak wdrożyć System Zarządzania Zgodnością (CMS) w organizacji?
Wdrożenie systemu do zarządzania zgodnością w organizacji to proces, który wymaga odpowiedniego podejścia i sekwencyjnego działania. Każdy etap buduje fundament pod kolejny, tworząc szczelną i sprawną architekturę.
Twoim absolutnie pierwszym zadaniem jest uzyskanie formalnego i faktycznego poparcia zarządu. Bez klarownego mandatu, zasobów i autorytetu do podejmowania decyzji, każda inicjatywa compliance przepadnie. Zarząd musi nie tylko zaakceptować budżet, ale przede wszystkim zrozumieć, że zgodność jest inwestycją, a nie kosztem. To na tym etapie definiujesz architekturę systemu, przypisujesz odpowiedzialność i komunikujesz cele całej organizacji.
Nie można skutecznie chronić firmy przed zagrożeniami, których się nie zidentyfikowało. Profesjonalna ocena ryzyka to serce całego wdrożenia. Musisz systematycznie zmapować wszystkie obszary działalności – od operacji, przez finanse, po HR – i ocenić prawdopodobieństwo oraz potencjalne skutki wystąpienia niezgodności. Wynikiem tego procesu powinna być dynamiczna mapa lub matryca ryzyka, która jasno wskaże priorytety i pozwoli skoncentrować zasoby tam, gdzie są one najbardziej potrzebne.
Mając zidentyfikowane ryzyka, możesz przystąpić do tworzenia narzędzi – czyli polityk i procedur. Dokumenty te muszą być praktyczne, zrozumiałe dla pracowników i bezpośrednio odpowiadać na zdiagnozowane zagrożenia. Skoncentruj się na obszarach krytycznych, takich jak polityka antykorupcyjna, kodeks etyki, procedura zgłaszania naruszeń (whistleblowing) czy zasady przetwarzania danych osobowych zgodne z rozporządzeniem RODO.
Najlepsza procedura pozostanie martwym zapisem, jeśli pracownicy nie będą jej znali i rozumieli. Twoim celem jest przekształcenie zgodności z odgórnego nakazu w integralny element kultury organizacyjnej. Zrealizujesz to poprzez ciągłą, angażującą komunikację oraz regularne, dopasowane do konkretnych stanowisk szkolenia. Każdy pracownik musi wiedzieć, czego firma od niego oczekuje i gdzie może szukać wsparcia w razie wątpliwości.
Jak zweryfikować skuteczność planu? Audyt i raportowanie
System, którego skuteczności nie da się zweryfikować, nie jest systemem, lecz zbiorem życzeń. Regularny audyt zgodności to mechanizm kontrolny, który pozwala ocenić, czy wdrożone procedury faktycznie działają i czy są przestrzegane. Proces ten obejmuje planowanie, analizę dokumentacji, wywiady z pracownikami i testowanie mechanizmów kontrolnych. Jego zwieńczeniem jest raport dla zarządu – nie kilkudziesięciostronicowy elaborat, lecz zwięzły, zarządczy dokument, który przedstawia kluczowe wnioski, ocenę ryzyka rezydualnego i rekomendacje strategicznych usprawnień.
Narzędzia, które dziś decydują o przewadze
Zarządzanie zgodnością w oparciu o arkusze kalkulacyjne i foldery sieciowe to już przeszłość. Współczesny compliance manager wykorzystuje dedykowane platformy GRC (Governance, Risk, Compliance). Systemy te integrują w jednym miejscu zarządzanie politykami, ocenę ryzyka, obsługę incydentów i raportowanie. Automatyzują one żmudne procesy, zapewniając spójność danych i umożliwiając podejmowanie decyzji w oparciu o aktualne, zagregowane informacje.
Sprawdź również: Czym jest TIA (Transfer Impact Assessment) w rozumieniu RODO? Ocena skutków transferu danych
Nowe wyzwania dla Compliance Managerów
Horyzont compliance dynamicznie się zmienia. Dwa trendy, które już dziś kształtują przyszłość tej funkcji, to ESG i sztuczna inteligencja. Kwestie środowiskowe, społeczne i ładu korporacyjnego (ESG) stają się integralną częścią raportowania niefinansowego i oceny ryzyka. Z kolei AI oferuje potężne narzędzia do analizy ogromnych zbiorów danych w celu wykrywania anomalii i wzorców wskazujących na potencjalne niezgodności, rewolucjonizując predykcyjny wymiar zarządzania zgodnością.
Outsourcing funkcji compliance officera – Kancelaria After Legal
Decydując się na współpracę z Kancelarią After Legal, otrzymujesz kompleksowe wsparcie zespołu specjalistów. Dlaczego warto nas wybrać? Każdą współpracę rozpoczynamy od szczegółowego audytu. W ten sposób określamy sytuację wyjściową i ustalamy priorytety działań, usuwając w pierwszej kolejności największe zagrożenia. Dokonujemy oceny skutków poszczególnych procesów oraz identyfikujemy ryzyko z nimi związane. Przeanalizujemy firmową dokumentację. Zaktualizujemy ją i uzupełnimy ewentualne braki, zapewniając pełną zgodność organizacji. Zapewniamy wsparcie w postępowaniach przed organami nadzoru. Zapraszamy do współpracy wszystkie firmy, które chcą mieć pewność, że zarządzają zgodnością prawną w sposób bezpieczny i efektywny.