Artykuły eksperckie

Funkcjonowanie portalu internetowego jest związane z koniecznością przestrzegania określonych obowiązków prawnych. Jednym z nich jest stworzenie dokumentu określanego, jako regulamin portalu internetowego. Czy każdy portal go potrzebuje i jakie informacje należy zawrzeć w takim regulaminie? Dowiesz się tego z naszego artykułu!

Czy każdy portal internetowy musi wdrożyć regulamin?

Regulamin można porównać do zasad interakcji użytkowników z portalem. Każdy portal internetowy musi zadbać o opracowanie i aktualizację regulaminu. Wynika to wprost z przepisów ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, która nakazuje opracowanie regulaminu dla każdej usługi świadczonej drogą elektroniczną. Dla aktualności tego obowiązki nie ma znaczenia „zasięg” portalu, rozumiany jako ruch sieciowy w ujęciu miesięcznym.

Jakie informacje należy zawrzeć w regulaminie portalu internetowego?

Trzeba pamiętać, że ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną wprowadza jedynie minimalny zakres postanowień. W praktyce konieczne staje się zwykle uzupełnienie jego treści również o postanowienia wynikające z innych aktów prawnych (np. RODO lub ustawa o prawach konsumenta) oraz liczne elementy fakultatywne. Przyjrzyjmy się bliżej najważniejszym elementom regulaminu portalu internetowego.

Postanowienia podstawowe

Na wstępie regulaminu należy zadbać o dokładne oznaczenie właściciela portalu. W szczególności będą to dane rejestrowe spółki podane zgodnie z przepisami kodeksu spółek handlowych oraz dane kontaktowe umożliwiające dotarcie bezpośrednio do serwisu (zwykle – adres e-mail i adres korespondencyjny).

Zakres obowiązywania portalu

Portal internetowy może obejmować wiele różnych serwisów pokrywających tematycznie różnego rodzaju zagadnienia. W takiej sytuacji należy wskazać te portale imiennie i określić, czy portal umieszcza w danych serwisach treści wyłącznie we własnym imieniu, czy również w imieniu innych należących do niego subdomen.

Jeśli przestrzeń portalu udostępniania jest innym podmiotom na zasadzie hostingu, należy wskazać, kto jest odpowiedzialny za usługę hostingu, ponieważ nie musi być to właściciel portalu. Ewentualne skargi i reklamacje powinny być wtedy składane do tego podmiotu.

Momentem rozpoczęcia obowiązywania zasad regulaminu będzie rozpoczęcie korzystania z serwisu będącego częścią portalu. Oznacza to, że wystarczy wejść na stronę www z poziomu przeglądarki, aby zaakceptować zasady wiążące wszystkich użytkowników. Jeżeli dostęp do wybranych elementów portalu jest płatny, trzeba wskazać, za co dokładnie płaci użytkownik i jak taką płatność można uiścić.

Definicje kluczowych pojęć

Kolejnym elementem regulaminu powinno być zdefiniowanie pojęć istotnych z punktu widzenia świadczonej usługi tak, aby były one precyzyjne, ale nie trzeba ich za każdym razem definiować od nowa. Do szczególnie istotnych terminów można zaliczyć:

• portal internetowy ze wskazaniem serwisów, które wchodzą w jego skład,
• użytkownika portalu ze wskazaniem, kiedy dana osoba staje się użytkownikiem,
• pojęcie partnera,
• materiał publikowany na portalu.

Warunki techniczne, których spełnienie jest niezbędne do korzystania z portalu internetowego

Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną nakazuje zamieścić w regulaminie wymagania techniczne, które musi spełnić użytkownik, aby móc korzystać z portalu. Te zależą od technologii wykorzystanej do zaprojektowania strony internetowej, jej architektury i optymalizacji. Wymagania najczęściej dotyczą:

• systemu operacyjnego,
• typu i wersji przeglądarki internetowej,
• przepustowości łącza internetowego,
• rozdzielczości ekranu.

Jeśli prawidłowe korzystanie ze wszystkich funkcji portalu wymaga zainstalowania wtyczek, należy je także wymienić w treści dokumentu. Mogą one dotyczyć np. kompatybilności wyświetlanych mediów z przeglądarką lub szyfrowania danych.

Pliki cookies i inne technologie

Dla zapewnienia poprawności działania każda strona internetowa wykorzystuje pliki cookies. Istnieją różne rodzaje ciasteczek. Jedne zapewniają prawidłowe działanie strony, inne służą skutecznemu marketingowi. Niezależnie od tego, które cookies stosuje witryna internetowa, trzeba poinformować użytkowników o:

• celu wykorzystania ciasteczek,
• zakresie zbieranych informacji.

Dodatkowo każdy portal powinien umożliwiać wyłączenie ciasteczek i to nie tylko poprzez ograniczenie się do tych niezbędnych, ale także selektywne zezwolenie na cookies dostawców różnego rodzaju usług. Można podzielić je na kilka grup:

• związane z analityką i wydajnością strony,
• związane z reklamą i rekomendacjami sprzedażowymi,
• związane z mediami społecznościowymi.

Pominięcie możliwości selektywnego wyłączania ciasteczek może prowadzić do sytuacji, kiedy dane osobowe użytkownika będą przetwarzane bez podstawy prawnej, a to bardzo ryzykowna sytuacja! Warto wybierać platformy CMP (Consent Management Platform), które wspierają Google Consent Mode v2 (GCM v2). Współpracujemy z niezależnymi ekspertami ds. digital marketingu, którzy wspierają nas w analizie tego, jak uruchamiane są poszczególne skrypty w serwisie internetowym i czy odbywa się to zgodnie z wyrażoną przez użytkownika zgodą.

Prawa i obowiązki użytkownika i właściciela portalu

Użytkownicy są przede wszystkim zobligowani do tego, aby korzystać z regulaminu w sposób zgodny z postanowieniami regulaminu oraz obowiązującymi przepisami. Do przykładowych zakazów można zaliczyć zakaz umieszczania na portalu treści o charakterze bezprawnym (np. wulgarnej opinii lub komentarza naruszającego zasady konkurencji). Innym ograniczeniem jest zakaz kopiowania treści objętych prawami autorskimi właściciela, np. tekstów lub zdjęć. Za swoje działania użytkownik ponosi odpowiedzialność, ale dobrze jest zastrzec możliwość ograniczenia dostępu do usługi w stosunku do użytkowników, którzy regularnie dopuszczają się łamania postanowień regulaminu.

Z kolei właściciel portalu jest zobowiązany przede wszystkim do dostarczania usług wskazanych w regulaminie. Do jego uprawnień należy m.in. prawo do modyfikacji funkcjonalności serwisu. Z ostrożności procesowej w treści regulaminu powinno znaleźć się zastrzeżenie dotyczące ograniczenia odpowiedzialności za szkody będące wynikiem korzystanie z portalu, chyba że dostawca usług ponosi za tę szkodę bezpośrednią odpowiedzialność, np. zaniedbał aktualizacje zabezpieczeń, czym doprowadził do przechwycenia danych związanych z przelewem bankowym.

Jak zadbać o ochronę własności intelektualnej portalu internetowego?

Poszczególne elementy portalu internetowego mogą być chronione przez prawo autorskie lub prawo własności przemysłowej. W szczególności dotyczy to:

• treści pisanych (artykułów),
• zdjęć,
• znaków towarowych.

Ważne, aby właściciel portalu opracował spójną politykę zarządzania prawami autorskimi, w tym udzielania licencji podmiotom trzecim. W celu uniknięcia naruszeń konieczne będzie też monitorowanie działań konkurencji i podejmowanie stosownych kroków w razie np. bezprawnego skorzystania ze znaku towarowego lub plagiatowania treści.

Postępowanie reklamacyjne w obrębie portalu internetowego

Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną wymaga zaprojektowania postępowania reklamacyjnego. Warto w tej sekcji uwzględnić:

• sposób składania reklamacji przez użytkowników portalu,
• termin na rozpatrzenie reklamacji oraz formę udzielenia odpowiedzi,
• możliwość skorzystania przez użytkownika portalu z procedury pozasądowego rozstrzygania sporów (w szczególności pomoc rzecznika konsumentów lub Inspekcji Handlowej).

Postanowienia końcowe

Sekcja postanowień końcowych zawiera przede wszystkim elementy o znaczeniu technicznym, które pozwalają na trwałe obowiązywanie i sprawną aktualizację dokumentu.
Klauzula prawa właściwego eliminuje wątpliwości co do tego, który porządek prawny jest właściwy dla stosunków prawnych wynikających z regulaminu. W przypadku portali administrowanych przez podmioty polskie właściwe będzie prawo polskie.

Wśród postanowień końcowych należy umieścić także zasady aktualizacji treści regulaminu. Zmiany mogą wynikać albo z nowelizacji obowiązujących przepisów albo też zmiany polityki podmiotu prowadzącego portal. Niezależnie od przyczyny trzeba pamiętać o treści art. 8 ust. 1 pkt 2 oraz ust. 2 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Przepisy te nakładają na usługodawcę obowiązek nieodpłatnego udostępnienia regulaminu przed zawarciem umowy o świadczenie usług (na życzenie usługobiorcy zaś przekazanie regulaminu tak, aby można go było utrwalić. Ma to kluczowe znaczenie dla ważności regulaminu, ponieważ usługobiorca nie jest związany postanowieniami, które nie zostały mu przekazane w sposób określony w przepisach.

Dobrą praktyką jest zamieszczenie tzw. klauzuli salwatoryjnej, czyli wskazanie, że w przypadku nieważności wybranych fragmentów regulaminu jego pozostała część pozostaje w mocy. Wypada też wskazać sąd właściwy do rozstrzygania ewentualnych sporów.

W jaki sposób portal internetowy chroni dane osobowe użytkowników?

Kwestie związane z ochroną danych osobowych są regulowane w dokumencie określanym jako polityka prywatności. Może ona stanowić część regulaminu, choć warto rozważyć zaprojektowanie jej osobno dla większej czytelności. W polityce prywatności powinny przede wszystkim znaleźć się następujące informacje:

• oznaczenie administratora danych i wskazanie jego danych kontaktowych,
• wskazanie celu i zakresu przetwarzania danych osobowych,
• określenie praw osób, których dane dotyczą oraz sposobu korzystania z nich,
• wskazanie, czy dane użytkowników są zbierane i przetwarzane w sposób zautomatyzowany,
• czy podmioty trzecie mają dostęp do danych użytkowników portalu,
• okres przetwarzania danych osobowych.

Trudno o stworzenie jednego, uniwersalnego wzorca polityki prywatności dla każdego portalu. W przypadku stron internetowych o małym zasięgu czasami taki dokument to jedna strona A4. Duże portale, które muszą zabezpieczyć swoje interesy, nierzadko potrzebują niekiedy bardzo obszernej polityki prywatności.

Kompleksowa obsługa prawna portali internetowych – Kancelaria After Legal

Stworzenie i zapewnienie aktualności regulaminu portalu internetowego nie jest wcale zadaniem prostym. Kopiowanie już istniejących treści z innych stron nie tylko jest niezgodne z prawem, ale powoduje, że treść regulaminu pozostaje niedopasowana do specyfiki witryny. W efekcie spornych sytuacjach dokument może okazać się po prostu nieskuteczny, lub też niezabezpieczający w wystarczającym stopniu interesów podmiotu udostępniającego witrynę lub jej użytkowników.

Jeśli potrzebujesz pomocy przy stworzeniu regulaminu portalu internetowego albo nie jesteś pewien, czy treść opracowanego dokumentu odpowiada wymaganiom wynikającym z przepisów, zapraszamy do kontaktu. Prawnicy tworzący Kancelarię After Legal wyróżniają się wieloletnim doświadczeniem w zakresie obsługi podmiotów z zakresu e-commerce i IT. Pomożemy opracować niezbędną dokumentację na potrzeby portalu lub przeprowadzimy audyt już istniejącego regulaminu.